Politique de Confidentialité et Protection des Données
Conformité intégrale au RGPD (UE 2016/679), à la LOPDGDD (Loi Organique 3/2018), aux droits numériques au travail et aux cadres internationaux de confidentialité.
Chez SekiaHR, nous protégeons les données personnelles et professionnelles grâce à un chiffrement de niveau bancaire (AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit), une isolation stricte par entreprise (multi-tenant) et une infrastructure hébergée à 100 % dans l’Union européenne. Nous ne vendons jamais de données à des tiers et n’utilisons aucun document ou donnée d’employé pour entraîner des modèles d’IA externes.
1. Délimitation des Rôles : Responsable du Traitement vs Sous-Traitant
Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la Loi Organique 3/2018 (LOPDGDD), SekiaHR intervient sous deux qualifications juridiques distinctes selon la nature des données traitées :
SekiaHR en tant que Responsable du Traitement (Art. 4.7 RGPD)
Concernant les coordonnées professionnelles, la facturation, les comptes d’administrateurs représentant l’Entreprise Cliente et les visiteurs de notre site commercial (sekiahr.com), SekiaHR agit en qualité de Responsable du Traitement afin de gérer la relation contractuelle B2B, la facturation, la sécurité technique et les demandes commerciales (Art. 6.1.b, 6.1.c et 6.1.f RGPD).
SekiaHR en tant que Sous-Traitant (Art. 4.8 et 28 RGPD)
Concernant les données personnelles et RH des salariés enregistrés par l’Entreprise Cliente (pointages horaires, plannings, absences, arrêts maladie, bulletins de paie, documents signés, notes de frais et signalements éthiques), l’Entreprise Cliente est l’unique Responsable du Traitement et SekiaHR agit exclusivement en qualité de Sous-Traitant sur instructions documentées conformément à l’Accord de Sous-Traitance (DPA Art. 28 RGPD) intégré à nos Conditions.
2. Garanties Spécifiques en Droit du Travail et Catégories Particulières
Real Decreto-ley 8/2019 & Art. 34.9 ET
Conservation Légale de 4 Ans et Immuabilité : Conformément à l’article 34.9 du Statut des Travailleurs espagnol (RDL 8/2019), les relevés quotidiens du temps de travail sont conservés de manière intègre, inaltérable et traçable pendant quatre (4) ans à la disposition des salariés, de leurs représentants légaux et de l’Inspection du Travail.
Art. 20 bis ET & Art. 90 LOPDGDD
Géolocalisation Ponctuelle et Non Intrusive : Lorsque l’Entreprise Cliente active le pointage géolocalisé, l’application capture la coordonnée GPS uniquement à l’instant exact de l’enregistrement de l’entrée, de la pause ou de la sortie. SekiaHR garantit par conception (Privacy by Design) l’absence totale de suivi continu ou en arrière-plan de l’appareil du salarié, respectant la vie privée et le droit à la déconnexion numérique (Art. 87, 88 et 90 LOPDGDD).
Art. 9.2.b RGPD — Arrêts Maladie et Justificatifs Médicaux
Catégories Particulières de Données et Journal d’Audit Documentaire Renforcé : Lorsque des salariés ou administrateurs téléversent des certificats médicaux d’arrêt de travail, d’aptitude ou des justificatifs d’absence contenant des données de santé, la base légale relève de l’Entreprise Cliente pour l’exécution de ses obligations en droit du travail et de la sécurité sociale (Art. 9.2.b RGPD). SekiaHR applique une ségrégation stricte du stockage et consigne une trace d’audit immuable (utilisateur auteur, horodatage et adresse IP) lors de chaque téléversement, consultation, téléchargement ou suppression.
Ley 2/2023 & Directiva (UE) 2019/1937
Système Interne d’Alerte (Canal Éthique) : Les signalements transmis via le canal d’alerte sont traités avec chiffrement renforcé, accès restreint au seul Responsable du Système désigné et option d’anonymat complet. Conformément à l’Art. 24 de la Loi 2/2023, les données sont supprimées du système actif trois (3) mois après réception sauf obligation légale de conservation.
RDL 8/2019 & Art. 28.3.g RGPD — Résiliation, Exportation et Purge des Sauvegardes (60 Jours)
Distinction entre Résiliation d’Abonnement et Suppression Irréversible de Compte : La résiliation d’un abonnement maintient un accès en lecture et exportation jusqu’à la fin de la période facturée plus une fenêtre de 30 jours. En revanche, si l’Entreprise Cliente demande la suppression définitive du compte, l’effacement en production est irréversible ; il incombe exclusivement à l’Entreprise Cliente d’exporter au préalable ses registres horaires de 4 ans (RDL 8/2019). Les données résiduelles dans les sauvegardes chiffrées sont automatiquement écrasées et purgées dans un délai maximal de soixante (60) jours.
3. Exercice des Droits RGPD et Contact du DPO
Toute personne concernée peut exercer ses droits d’Accès, de Rectification, d’Effacement, d’Opposition, de Limitation, de Portabilité et de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée sans intervention humaine (Art. 15 à 22 RGPD). Les salariés d’une Entreprise Cliente doivent adresser leur demande en priorité à leur employeur (Responsable du Traitement), SekiaHR transmettant sans délai toute demande reçue à l’employeur et l’assistant techniquement. Une réclamation peut également être introduite auprès de l’AEPD (www.aepd.es) ou de l’autorité nationale compétente.
Contact direct de notre Délégué à la Protection des Données (DPO) :
4. Conformité Internationale (Royaume-Uni, États-Unis, Brésil)
UK GDPR
Conformité au UK GDPR et au Data Protection Act 2018 pour les organisations ou collaborateurs situés au Royaume-Uni.
US / CCPA
Conformité au California Consumer Privacy Act (CCPA / CPRA) : SekiaHR agit en qualité de « Service Provider », ne vend ni ne partage jamais de données personnelles à des fins publicitaires.
Brasil / LGPD
Conformité à la Lei Geral de Proteção de Dados (Loi n° 13.709/2018 — LGPD) : garantie des droits de l’Art. 18 LGPD et mesures de gouvernance.
Pour exercer vos droits ou contacter notre DPO, écrivez à dpo@sekiahr.com.
Version v2.0 · Dernière mise à jour : octobre 2026